Va readucem in discutie o tema a noastra mai veche, dar mereu de actualitate: 5 aspecte esentiale pentru alegerea unui sediu nou.

Intr-un mediu de afaceri cu produse si servicii din ce in ce mai complexe, cu specificatii tehnice detaliate (si totusi deseori cu atat mai dificil de inteles), o decizie informata si corecta pare a consuma din ce in ce mai mult timp, si a fi mai dificil de luat. Din aceste ratiuni, ESOP a realizat pentru dvs. mai jos o sinteza a aspectelor esentiale ale unui spatiu de birou, pentru a va ajuta in identificarea celei mai bune alternative de sediu la un moment dat:

  • 1 Evaluati proprietatile in baza unor date complete si comparabile.
  • 2 Aflati cota de spatii comune aferenta fiecarui spatiu.
  • 3 Analizati termenii contractuali principali si testati flexibilitatea acestora.
  • 4 Analizati eficienta fiecarui spatiu dincolo de clasicul numar de metri patrati.
  • 5 Calculati cel mai sigur indicator de comparare a spatiilor : CHIRIA PER POST DE LUCRU.

1. Evaluati proprietatile in baza unor date complete si comparabile

Asigurati-va ca evaluati multiplele spatii din lista dvs. intr-un mod eficient, adica in primul rand avand la baza informatii complete (ne referim aici la informatiile principale si relevante, nu la partea de detalii), si structurate in termeni comparabili. De ex., pentru unele proprietati puteti primi informatiile despre suprafata utila de birou (zona utilizabila pentru pozitionarea posturilor de lucru, inclusiv oficiu, server si grupuri sanitare), in timp ce pentru altele despre suprafata inchiriabila (care include in plus fata de suprafata utila si spatiile comune aferente, rezultand deci suprafata careia se aplica chiria pe mp).

Obtinerea de date complete si comparabile este dificila deseori, pentru ca fiecare proprietar are un anume mod de a-si promova proprietatea. Daca lista dvs. de proprietati este furnizata de catre o companie de consultanta cu experienta pe piata birourilor, ar trebui ca acestea sa va fie oferite intr-o forma adecvata, pentru a usura procesul dvs. de evaluare. Daca informatiile sunt furnizate apeland la mai multi consultanti, probabil veti avea mai multe sisteme de prezentare (poate unele dintre ele cu date incomplete), si va trebui ca dvs. sa ganditi si sa realizati sistemul de comparare si obtinere a datelor aditionale, ceea ce va implica mai mult timp si resurse din partea dvs.

2. Aflati cota de spatii comune aferente fiecarui spatiu

Veti observa ca acest aspect poate influenta semnificativ sau chiar schimba ierarhia spatiilor considerate strict prin prisma chiriei pe mp. De ex., un spatiu care are o chirie de 10,5 Euro, si care pare prima optiune (dar care are o cota de spatii comune de 16%), este mai putin avantajos fata de un alt spatiu, cu chirie de 11 Eu/mp, care are spatii comune de doar 5%.

De regula, spatiile comune variaza intre 8 si 13% in cazul imobilelor de suprafata mare (de peste 3.000-3.500 mp), respectiv intre 12-17% in cazul imobilelor cu suprafete mai reduse (sub 2.500-3.000 mp).

3. Analizati termenii contractuali principali si tesati flexibilitatea acestora

Verificati principalii termeni comerciali, cum ar fi perioada contractuala ferma solicitata de proprietar si posibilitatea de ajustare a acesteia (pentru a sti de la inceput daca este ceva ce va puteti asuma), sistemul de cuntificare a cheltuielilor de intretinere (open book sau fix, nivelul acestora), precum si avansul/garantiile solicitate. Veti observa ca anumite imobile (de regula cele de clasa A, sau clasa superioara), au uneori termeni usor mai rigizi (datorita finantarii lor prin credite bancare), si este important sa stiti acest lucru de la inceputul discutiilor.

4. Analizati eficienta fiecarui spatiu dincolo de clasicul numar de metri patrati

Poate parea evident, sau din contra, greu de crezut, insa va asiguram ca este cat se poate de real si important : 500 mp in 3 cladiri distincte vor avea mai mult ca sigur 3 niveluri de eficienta diferita. Asta pentru ca eficienta unui spatiu este data de un cumul de factori, precum forma acestuia, numarul de fatade ce asigura acces la lumina naturala, adancimea cladirii ( in sensul de distanta intre 2 fatade cu lumina naturala).

Cele mai eficiente spatii sunt cele de forma dreptunghiulara, cu lumina naturala pe lungimea cladirii, pe ambele fatade. Formele patrate, desi aparent lineare si usor de partitionat, pot fi in realitate mult mai dificile, din cauza distantei mai mari intre 2 fatade luminate. De retinut faptul ca lumina patrunde pe o distanta de max. 7-8 m in interiorul unui spatiu de birou, deci pozitionarea zonelor de lucru dincolo de aceasta limita se va confrunta cu problema iluminarii insuficiente.

Veti observa luand in calcul eficienta spatiului (prin prisma acestor paramentri, forma, lumina naturala, etc.) faptul ca uneori in 300 mp pot incapea acelasi numar sau chiar mai multe posturi de lucru decat in 375 mp, intr-o alta cladire si configuratie.

5. Calculati cel mai sigur indicator de comparare al spatiilo: chiria per post de lucru

Cel mai important este sa va raportati la obiectivul dvs. final, si nu la obiective partiale. Iar obiectivul dvs. final nu este inchirierea unui anume numar de metri patrati, ci a unui sediu care sa acomodeze un anumit numar de angajati (si desigur o marja de extindere pe care o considerati rezonabila). Din aceste ratiuni, veti observa ca acest obiectivul final este cel mai fidel si eficient exprimat nu de chiria pe mp, ci de CHIRIA PER POST DE LUCRU. Aceasta se calculeaza ca raport intre chirie totala (rezultata din multiplicarea chiriei pe mp cu suprafata inchiriabila), si numarul de posturi de lucru. Rezultatul poate conduce adesea la indicarea drept solutie optima de sediu a unei alte proprietati decat cea cu chiria pe mp cea mai redusa, iar acest rationament poate salva pentru dvs. costuri importante.

ESOP recomanda si realizeaza pentru partenerii sai evaluarea proprietatilor in baza aspectelor anterior mentionate si a altor aspecte relevante. Dorim in acest fel sa eficientizam timpul implicat de dvs.in procesul de relocare, si sa furnizam instrumentele unei decizii informate si corecte inalegerea spatiului care asigura maximul de confort in cele mai avantajoase conditii financiare.